【2024年版】クラスメソッドのテレワークを支えるしくみをご紹介します #cm_odyssey
2024.06.28はじめに
こんにちは、はらしまです！今回は、未開の地と揶揄される土地からフルリモートワークで勤務している私が恩恵を受けまくっている、クラスメソッドのテレワークを支えるしくみをご紹介していこうと思います。2020年4月に公開されたクラスメソッドのテレワークを支えるしくみをご紹介しますで一度紹介されていますが、4年の月日が経過して変更されている箇所もあるため、2024年のアップデート版としてお届けします。
※本情報は現時点のものであり、より良いものがあれば随時入れ替えたり、使い分けたりしています。
クラスメソッドのテレワークを支えるしくみ
PC
クラスメソッドグループの社員には原則としてPC(Mac/Windows)を支給しており、モバイルデバイス管理（以下、MDM）を導入しています。MacとWindows両方の機器を一括で管理するため、以下のサービスを連携させてMDMを実現させています。
- Microsoft Entra ID（旧 Azure Active Directory）
- Microsoft Intune
- jamf
- Cloudflare Zero Trust
自宅へ郵送されてきたPCのセットアップでは、スムーズに業務が開始できるよう必要なアプリは自動でインストールされるようになっていたり、全国の拠点で使用するWi-Fi設定も自動で配布され、出張で地方オフィスに行ってもそのまま利用できたりします。PCのセキュリティポリシーをユーザー側で操作することなく最新化できるため、管理側にもユーザー側にもメリットだらけです！
また、Cloudflare Zero Trustの導入により、Cloudflare WarpのボタンをONにするだけで公共LANに接続しても安全に業務ができるようになっています。
非エンジニアの私にはしくみはよくわかりませんので、詳しく知りたい方は下記のブログを参考にしてみてください！
くらめその情シス：【まとめ】AzureADとIntuneを使ってPC管理を効率化してみた
Cloudflare Zero Trustでホテル/コワーキングなど公共LANへの接続を解禁しました
シングルサインオン（SSO）
先述のMDMにも利用されているMicrosoft Entra IDを使っており、社内ツールのほとんどがこのMicrosoft Entra IDによるSSOに集約されています。
また、Microsoft Entra IDのグループは、後述するGoogleやNotionなどのアクセス制御にも利用されています。
メール/カレンダー/ドキュメント
Google Workspaceを使っていますので、Gmail/Googleカレンダーが全社標準ツールです。
社内のドキュメントやデータの共有は、Googleドライブを始めとしたGoogle Workspaceのツール郡を活用しています。申請は必要ですが、社外へのファイル共有にも利用しています。
また、PC棚卸や社内アンケートの回答にGoogle formを利用したり、Google Apps Script やApp Sheetでアナログな作業を自動化したり、幅広くGoogleの機能を活用しています。
ビデオ会議
Google Workspaceを使っていますので、Google Meetが標準ツールです。全オフィスの会議室にChromeboxを導入しており、会議室の予約からGoogle Meetでのビデオ会議の参加まで、Googleカレンダーで行えるようになっています。
ただし、お客様や用途に合わせてZoomやMicrosoft Teamsも使い分けることもあります。
チャット
オフィス出社が推奨されても、メインのコミュニケーション手段としてSlackを利用しています。
チャンネルの命名規則やパブリックチャンネルでの情報の扱いといった最低限のガイドラインは設けていますが、基本的に使い方は自由です。雑談をすることもありますし、議事録代わりにSlackのスレッドに残す、なんて使い方もしています。
また、リマインダーやワークフロー機能も活用しているため、オフィスにいても必須のツールとなっています。
Wiki
社内WikiはNotion利用しています。
社内向けの各種ドキュメントや、各オフィスの情報/共有事項等がこちらに整理されています。基本的に社内の全ての情報をNotionが集約されているため、あちこち探しに行く手間が省けて楽です。
データベース機能や様々なView設定があるため、タスク管理や案件管理などにも利用されています。2024年2月に追加されたホーム機能で、Google カレンダーと連携して予定を表示したり、複数のデータベースで管理されているタスクの情報を集約する『マイタスク』を表示できたりするので、非常に便利です。
ワークフロー
ワークフローはサテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspaceを使っています。ワークフローとしての機能は必要十分です。
サテライトオフィスとともに、Slack ワークフローなど関連システムと連携しやすいツールを併用してます。
電子署名
DocuSignを利用しています。
場所に縛られずシステム上で文書の署名や送信などができるため 、契約プロセスの迅速化にもつながっています。
勤怠管理
King Of Time(KoT)を使っています。
PCやスマートフォンから打刻することが出来ますので、テレワークでも各自が自宅で打刻出来ます。休憩等の打刻、有給の申請等も当然可能です。残業が多かったり、有給を取得していなかったりするメンバーを早期に発見し、マネージャーがケアすることが出来ます。
また、打刻漏れに対するエラー通知や後追い機能など、あると便利な機能は社内で追加開発しています。
経費精算管理
Moneyforwardクラウド経費を使っています。
全てオンラインで経費を入力し、マネージャーもオンラインで承認。領収書も原本の提出は原則不要というフローに変わり、本当に楽になりました。
出張手配
弊社ではホテルは東横イン・Racco、飛行機はスカイマークと、会社契約を結んでいます。会社契約の場合はポータルサイトが提供されますので、それぞれオンラインで予約すると、予約情報がメールで通知されます。なので出張手配における電話などは一切必要ありません。会社契約の場合、精算は請求書で行われますので、個人の立替精算が必要ありません。
名刺管理
ローコストで目的達成するために myBridge を利用しています。ブラウザ版も提供されており、弊社で主に利用しているのはブラウザ版になります。
スキャナで読み込んだ名刺の画像またはスマホで撮影した画像から名刺の情報をデータ化し、Excelファイルでダウンロードができるため、他のツールへのデータ登録が簡単にできます。直接ツール同士で連携していない分、汎用性が高いですね。データ化した情報は、後述のHubSpotへインポートして管理しています。
顧客管理（CRM）/リード管理
顧客管理はSalesforceとHubSpotを併用しており、リード管理ではHubSpotを使っています。
受注前の情報はスピードや柔軟性を優先してクイックに扱える（HubSpot x 営業）、受注後の情報は確定情報として正確性を優先して扱える（Salesforce x バックオフィス）という点で、この2つのツールが非常に役立っています。
請求書管理
楽楽明細を使っています。
WEB発行機能で全ての請求書が自動で発行されます。郵送代行機能もあるため、郵送が必要なお客様への対応も請求データをアップロードするだけなので、郵送にかかる手間も減らせるのです！請求書の送付が2営業日程度で完了するため、請求書の発行時期に関する顧客からの問い合わせも減少しました。
詳しくは請求書発行システムを見直したことによる業務改善に記載されていますので、こちらもご参照ください。
構成図作成
インフラのプロジェクトでも、開発のプロジェクトでも、運用でも、様々な場面で構成図やフロー図等を書く必要があります。オンライン作図ツールのCacooは全てのシーンで活躍しています。
オンラインでコラボレーションしながら作図出来ることももちろんですが、過去の案件の構成図が蓄積されていくことで、ナレッジの共有にも役立っています。
プロジェクト管理
社内外問わず、Backlogによってプロジェクトを管理しています。
お客様とのやり取りもBacklogで行っています。タスクの管理、進行状況、アサイン者等が把握しやすいのが素晴らしいです。過去のエビデンスが残るのも重要です。
ソースコード管理
GithubをTeamプランで使っています。まぁ、細かい説明は不要ですよね。
採用管理
採用管理にはHRMOS採用を使っています。
インバウンド応募だけでなく、様々なエージェントからの情報、採用の進行状況が一元管理され可視化されますので、多くの採用プロセスが並列で進んでいたとしても問題なく管理できます。
労務管理
現在はSmartHRを導入しています。
給与明細のダウンロードはもちろん、入社時に必要な書類の提出も全てオンラインです。年末調整では電子発行の控除証明書にも対応しているので、控除証明の画像貼付＆原本送付の手間も減りました。紙の控除証明を撮影して画像を貼付するのが地味に苦痛だったので、非常にありがたいです。
社員研修
社員の研修として、Udemyやレアジョブを会社契約しています。
私自身Udemyを利用しましたが、AWSの資格勉強や 業務自動化のためのGoogle Apps Scriptの勉強など、自分で学びたい講座を選べるのはとてもありがたかったです。
さいごに
以上、クラスメソッドのテレワークを支えるしくみをご紹介しました。
4年前と変わらず使い続けているもの、総入れ替えしたもの、さまざまですね。多くの試行錯誤を積み重ねた結果、スムーズにテレワークができる環境を作り上げました。
もしご興味がある製品あればリンクから直接お問合せ下さい。当社へご相談されたい場合は、営業担当者又はHPのお問合せフォームからお問合せください。
バックオフィスメンバーがイベント登壇します
今回、私の日頃の取り組みをブログにて紹介させて頂きましたが、そんな私が所属するバックオフィスメンバー達みんなでクラスメソッド20周年記念イベント『Classmethod Odyssey』にて日頃の取り組みなどについて発表を行います。
セッション内容は以下の通り。
- 登壇日時： 2024年07月29日(月) 17:10 - 17:50
- 登壇イベント：Classmethid Odyssey ONLINE(オンライン配信イベント)
- 登壇セッション情報
- タイトル：クラメソのバックオフィスＤＸの紹介
- 登壇者：アノテーション株式会社 取締役 代表取締役ほか 渡邉聖ほか3名（バックオフィス語り隊）sa
- 概要：
- クラメソのバックオフィス改革についての主な取組み（課題、解決策、定量的効果など）
- 組織体制（規模10倍でも人数増やさず…、キャリアラダー）
- 今後の取組みや方向性についてなど（IT/AI関連中心に、人に対するサービスも）
以下イベントレジストのサイトにアクセス頂き、該当セッションを選択の上お申し込みください。
皆様のご参加をお待ちしています！
